Die Einführung von Kurzarbeit im Betrieb ist grundsätzlich kein Hexenwerk und drängt sich insbesondere auch für sehr kleine, kleine und mittlere Unternehmen auf. Im Rahmen der aktuellen Berichterstattung zur Eindämmung der Corona-Pandemie erfährt man allerlei über Detailfragen und Neuregelungen. Was fehlt, ist der Blick für das Ganze und ein klare Handlungsanweisung für Unternehmen. Wir möchten Ihnen daher im Folgenden einen groben Handlungsrahmen geben und stehen Ihnen selbstverständlich jederzeit für Detailfragen zur Verfügung.
1. Schritt: Vorprüfung
Zunächst gilt es eine erste Vorprüfung vorzunehmen, ob Kurzarbeit in meinem Betrieb überhaupt in Betracht kommt. Hier stellen sich insbesondere folgende Fragen:
Liegt ein erheblicher Arbeitsausfall vor (mindestens 10 % bei mindestens 10 % der Beschäftigten)?
Kann der Arbeitsausfall nicht anders, z.B. durch Urlaub oder flexible Arbeitszeitmodelle kompensiert werden?
Ist der Arbeitsausfall nach dem aktuellen Stand der Dinge vorübergehend? (Wenn abzusehen ist, dass der Arbeitsausfall endgültig sein wird, sind betriebsbedingte Kündigungen erforderlich.)
Habe ich bereits eine Betriebsvereinbarung oder eine individualvertragliche Vereinbarung mit meinen Arbeitnehmern, die die Anordnung der geplanten Kurzarbeit erlaubt? Oder muss ich noch eine Vereinbarung mit Betriebsrat oder den Arbeitnehmern selbst herbeiführen (ggf. erzwingen)?
2. Schritt: Konzepterstellung
Es muss ein Konzept zur voraussichtlichen Laufzeit der Kurzarbeit, zur Festlegung des Umfangs der Kurzarbeit sowie gegebenenfalls der Verteilung der verbleibenden Aufgaben auf die Arbeitnehmer erstellt werden. Je gründlicher und einleuchtender dies erfolgt, desto einfacher sind die nachfolgenden Gespräche mit Arbeitnehmern, ggf. Betriebsrat und Agentur für Arbeit.
3. Schritt: Vereinbarung mit Arbeitnehmern und ggf. Betriebsrat
Da die Einführung der Kurzarbeit einer Rechtsgrundlage bedarf, muss mit den betroffenen Arbeitnehmern, bzw. im mitbestimmten Betrieb mit dem Betriebsrat eine hinreichend konkrete Vereinbarung über die im zuvor erstellten Konzept festgelegte Kurzarbeit getroffen werden. Auch dort, wo im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung bereits entsprechende allgemeine Regelungen getroffen wurden, empfiehlt sich in aller Regel zur Rechtssicherheit der Abschluss konkreter Vereinbarungen.
4. Schritt: Anzeige des Arbeitsausfalls bei der Agentur für Arbeit
Kurzarbeitergeld wird frühestens von dem Kalendermonat an geleistet, in dem die Anzeige über den Arbeitsausfall bei der Agentur für Arbeit eingegangen ist. Wer für März noch Kurzarbeitergeld beantragen will, muss das also bis zum 31.03.2020 erledigt haben. Weitere Informationen und die vorgefertigten Formulare finden sich unter https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/finanziell/kurzarbeitergeld-bei-entgeltausfall.
5. Schritt: Durchführung der Kurzarbeit und Beantragung des Kurzarbeitergeldes
Während der Kurzarbeit sind die Arbeitszeiten entsprechend dem erstellten Konzept reduziert. Sie zahlen ggf. die anteilig gekürzte Vergütung (sog. „Kurzlohn“) sowie das Kurzarbeitergeld an Ihre Mitarbeiter aus. Sie selbst beantragen sodann bei der Agentur für Arbeit die Erstattung des von Ihnen vorgestreckten Kurzarbeitergelds.
Eine Verlängerung oder Veränderung der vereinbarten Kurzarbeit bedarf im Regelfall einer Vereinbarung. Eine vorzeitige Beendigung dürfte wohl auch ohne Vereinbarung wirksam erfolgen können (vorsorglich empfiehlt sich auch hier eine Vereinbarung).
Bei allen Fragen rund um Kurzarbeit, betriebsbedingte Kündigung, geänderte Arbeitszeiten und –orte, etc. stehen wir sowohl Arbeitgebern wie auch betroffenen Arbeitnehmern jederzeit gern zur Verfügung.